Cerca de cinco mil membros e servidores da Advocacia-Geral da União (AGU) passaram a usar exclusivamente o Sistema AGU de Inteligência Jurídica (Sapiens) na rotina administrativa de trabalho. Do primeiro registro, em 21 de janeiro deste ano, até o início de julho, o gerenciador eletrônico de tarefas e atividades vinculou 150 mil documentos e, atualmente, cerca de 50 mil processos estão em tramitação. 

O Sapiens é uma ferramenta de controle de fluxo de trabalho que permite que seja mensurada de maneira apurada a quantidade de trabalho e o prazo médio de realização em todo País. O atual ciclo de implantação do sistema prevê para este ano a expansão do módulo judicial com o treinamento dos usuários e estruturação. De acordo com a AGU, o mecanismo de peticionamento junto aos órgãos do Judiciário está pronto para entrar em funcionamento. 

Até abril de 2015 os 91 tribunais federais e superiores deverão adaptar-se ao modelo nacional de interoperabilidade lançado pelo Conselho Nacional de Justiça (CNJ). A medida dispensará o recadastro no Sapiens do número dos processos, nomes das partes, classe. Essas informações serão apresentadas automaticamente no sistema.

Quem utiliza sistema pode acessar o Cadastro Nacional de Informações Sociais do Instituto Nacional do Seguro Social (INSS) e a consulta de CEP fornecida pelos Correios. Para o segundo semestre está prevista a disponibilização dos dados do Sistema Integrado de Administração de Recursos Humanos (Siape) e dos cadastros da Receita Federal. 

Os próximos passos do sistema, em 2014, passam pelo desenvolvimento do módulo de controle da dívida ativa, do módulo correcional e do módulo de ouvidoria. 

Implantação

Atualmente, 218 unidades da AGU estão ativas no Sapiens. A implantação começou pelos órgãos centrais e sucessivamente pelas procuradorias regionais, estaduais, seccionais e escritórios de representação. 

O Secretário-Geral de Administração substituto, Antônio Márcio de Oliveira Aguiar, destaca as vantagens da ferramenta de trabalho no trâmite dos processos, como a minimização de erros e a padronização de atuação. "Mesmo com as dificuldades de implantação típicas de um projeto desta amplitude, os servidores da SGA foram receptivos à mudança, o que garantiu o sucesso de sua implementação", ressalta. 

As planilhas de desempenho da agencia indicam uma convergência entre o quantitativo de tarefas abertas e o número de atividades concluídas pelos usuários que recebem as tarefas. As tarefas consistem, por exemplo, em promover pagamento, analisar processos e demandas, receber processos e adotar providências administrativas. Em sete meses, a duração para uma tarefa ser executada caiu de 18 dias para uma média de quadro dias.

A Coordenação-Geral de Gestão Estratégica de Sistemas da Adjuntoria de Gestão Estratégica da AGU avalia que o índice foi alcançado porque os membros e servidores da Instituição estão aprendendo a usar o sistema e naturalmente existe o ganho de produtividade com o processo completamente digital. 

Sapiens 

Na área judicial, o Sapiens contribui com a uniformização das manifestações jurídicas, facilita a consulta e pesquisa da base documental das áreas do consultivo e do contencioso. 

O sistema incorpora ferramentas de apoio à produção de texto, com sugestões de conteúdo jurídico, modelos de petições e de tramitação de processos (fluxo de trabalho). "O Sapiens é capaz de aprender com os usuários e usar desse conhecimento que foi absorvido para ajudar nas próximas ações que são necessárias no sistema", conclui a Adjunta do Advogado-Geral da União, Rosangela Silveira de Oliveira. 

Fonte:
Advocacia-Geral da União