Tempo é dinheiro. E uma empresa mais produtiva traz não apenas mais lucros, mas também qualidade de vida para os funcionários e satisfação para os clientes. Para que o trabalho renda mais é preciso planejar o uso do tempo com inteligência. Cabe ao empreendedor esta tarefa de estabelecer metas adequadamente.

Segundo o especialista em produtividade Christian Barbosa, fundador da Triad Consulting, empresa especializada na área de produtividade e administração do tempo, o empreendedor em início de carreira deve pensar na empresa como se ela já fosse grande. “Ele tem que separar os departamentos e criar rotinas para cada procedimento”, explica. Outra dica é planejar processos, escrever como cada coisa é feita e documentar tudo. “Assim, quando for contratar, o empreendedor conseguirá delegar as funções e a empresa irá crescer de forma mais orgânica”, esclarece Barbosa.

Empresa produtiva é aquela que consegue viver sem o dono e que os funcionários já sabem o que deve ser feito. Para isso, estratégia e foco são fundamentais e precisam ser compartilhados por toda a equipe. “É importante saber diferenciar o que é importante do que é urgente”, explica Barbosa. “E eliminar a urgência do dia a dia que atrapalha e impede a produtividade”.

Uma ferramenta essencial para organizar o fluxo de trabalho e acompanhar o excesso de informação que as empresas precisam administrar nos dias de hoje é a tecnologia móvel. Existe atualmente uma infinidade de aplicativos voltados para tablets e smartphones que ajudam o empreendedor a manter contato com a equipe e clientes de onde estiver. “A mobilidade traz liberdade e mais produtividade para
o profissional”, afirma Bia Kunze, consultora e autora do blog “Garota Sem Fio”, referência nacional em tecnologia móvel. “Ler e-mails no trânsito, checar algum projeto na sala de espera do consultório são exemplos que mostram como pequenas atividades trazem um ganho enorme no aproveitamento do tempo”, explica.

Espaços produtivos

Pesquisa da empresa Microsoft aponta que 89% dos funcionários reconhecem que o design do escritório tem efeito direto em sua produtividade. Por causa disso, o ambiente de trabalho, a maneira como os móveis estão arranjados e os espaços empresariais estão no foco da preocupação sobre produtividade.

A exemplo de empresas como o Google e Facebook, as startups brasileiras e os coworkings integram áreas de trabalho com espaços de relaxamento e confraternização para motivar os profissionais e trazer mais produtividade e inovação.
Apesar de recente, o conceito de espaços mais produtivos para a equipe vem ganhando força nas empresas e indicam que o futuro do trabalho será bem mais amplo e agradável do que os espaços convencionais dos escritórios de hoje.

Vejam 10 dicas de especialistas para ser mais produtivo:

1. Escreva metas: de curto prazo, médio prazo e as de longo prazo.
2. Dê prioridade às tarefas
3. Aprenda a dizer “não” para pedidos impossíveis de realizar
4. Delegue sempre que possível
5. Evite interrupções
6. Faça uma pausa e se exercite por alguns minutos
7. Divida projetos extensos em pequenas tarefas
8.Estabeleça data final para você mesmo para os projetos e trabalhos
9.Faça as tarefas rotineiras no mesmo horário, todos os dias para otimizar tempo
10.Use tecnologia para lembrar datas de eventos importantes